Tekniska servicenämnden skärper styrningen av informationshantering

Tekniska servicenämnden i Motala har antagit en ny informationshanteringsplan som börjar gälla den 1 oktober 2026. Planen ersätter den tidigare dokumenthanteringsplanen och innebär en uppdaterad styrning av hur nämndens handlingar ska hanteras, registreras, bevaras och gallras.

Beslut

På sitt möte den 22 september 2026 beslutade tekniska servicenämnden att godkänna en reviderad informationshanteringsplan. Den nya planen träder i kraft den 1 oktober 2026 och ersätter den dokumenthanteringsplan som senast reviderades 2019.

Nämnden har samtidigt beslutat att ge arkivansvarig rätt att göra ändringar av formell och redaktionell karaktär samt uppdateringar av sakuppgifter i planen utan att varje justering behöver beslutas politiskt. Alla förändringar som rör gallring ska dock även fortsättningsvis beslutas av tekniska servicenämnden.

Bakgrund

Den nya informationshanteringsplanen har tagits fram inom ramen för ett pågående kommungemensamt förändringsarbete. Enligt sammanfattningen har alla delar i den tidigare planen gåtts igenom grundligt och den nya planen har utökats.

I den reviderade mallen finns bland annat särskilda kolumner för registrering och diarieföring, GDPR (personuppgifter) och sekretess. Nya eller ändrade gallringsbeslut och gallringsfrister har markerats tydligt i revideringsförslaget.

Informationshanteringsplanen ska ses som ett levande dokument som behöver uppdateras när arbetssätt och processer förändras. Genom att ge arkivansvarig mandat att löpande justera formella, redaktionella och faktamässiga uppgifter vill nämnden effektivisera arbetet med att hålla planen aktuell.

Detta kan ses i ljuset av Motala antar ny digitaliseringspolicy med fokus på suveränitet, som beskriver kommunens övergripande arbete med styrning och utveckling av digitala processer.

Tidsplan och nästa steg

Den antagna informationshanteringsplanen börjar gälla den 1 oktober 2026. Därefter kan arkivansvarig göra löpande uppdateringar inom ramen för det mandat som nämnden beslutat om, medan frågor om gallring fortsatt ska tas upp för beslut i tekniska servicenämnden.

Tekniska servicenämnden, 22 september 2026, § 50.